SAIC (Sistema de Administracion de Ingenieria Clinica) facilita a los prestadores de servicios de salud
el cumplimiento de los lineamientos para la gestion de equipos biomedicos del Ministerio de Salud y
Proteccion Social.
En la siguiente tabla muestra diferentes apartes de los lineamientos y como
puede SAIC ayudarle a cumplirlos.
| RESOLUCION O ANEXO | NUMERAL O ITEM | DESCRIPCION | COMO ME AYUDA SAIC (SISTEMA DE ADMINISTRACION DE INGENIERIA CLINICA) |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.1.1 | 1.1.1.1. Realizar pruebas de ingreso a todos los equipos biomédicos que incluyan mediciones de los parámetros críticos definidos por el fabricante, previos al primer uso. Estas deben ser documentadas, registradas y archivadas junto con la hoja de vida. | El sistema permite adjunta junto a la hoja de vida del equipo documentos como actas de recibido a satisfaccion, acta de recibo y entrega por parte del proveedor del equipo con la informacion de las mediciones y parametros definidos por el fabricante previos al primer uso. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.1.2 | 1.1.1.2. Inventariar los equipos biomédicos que funcionen en las instalaciones del sujeto obligado. | El sistema lleva el registro de la informacion de los equipos biomedicos (inventario de equipos) con toda la informacion asociada a ellos. Ademas, permite la gestion de traslados, bajas, registro de perdida, etc. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.2.1 | 1.1.2.1. Estrategia de mantenimiento basado en intervalos de tiempo o preventivo. Para los equipos que aplique, se debe determinar los intervalos de mantenimiento según las instrucciones de los fabricantes. | El sistema permite el registro de los protocolos de mantenimiento de los equipos, el control de solicitudes de mantenimiento y el registro y control de planes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.2.4 | 1.1.2.4. Estrategia de mantenimiento por tiempo de uso. Para los equipos que aplique, se debe tener en cuenta las recomendaciones de los fabricantes y los métodos existentes para rastrear el tiempo acumulado de funcionamiento y así establecer la programación de mantenimiento. | El sistema permite el registro de los protocolos de mantenimiento de los equipos basados en tiempo de uso, control de solicitudes de mantenimiento y la definicion y control de planes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.2.5 | 1.1.2.5. Estrategia de mantenimiento a modo de falla. Para los que aplique, se debe garantizar que existan equipos biomédicos de soporte y así realizar el reemplazo inmediato y que la falla no cause ningún daño al paciente cuando se produzca. Esta estrategia aplica únicamente para los equipos biomédicos de bajo riesgo. | Tiene un modulo de procedimientos de emergencia de equipos biomedicos, donde se puede incluir los equipos de respaldo en caso de falla de un equipo biomedico. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.3.1 | 1.1.3.1. Modalidad interna. La ejecución del mantenimiento se realiza únicamente a través del área de ingeniería clínica del sujeto obligado, en donde se debe contar con personal suficiente, capacitado y con la experticia necesaria para realizar las actividades de mantenimiento a los equipos biomédicos. | El sistema permite ingresar, editar los colaboradores o tecnicos de la empresa, se puede elegir los perfiles de usuario o modulos a los que tiene acceso el colaborador, se le pueden asignar los equipos o infraestructura a los que tiene acceso, ademas, se puede indicar si puede ver todas las solicitudes de mantenimiento o solo las que le son asignadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.3.2 | 1.1.3.2. Modalidad externa. La ejecución del mantenimiento se realiza a través de uno o varios contratos con personas naturales o jurídicas que, dentro del objeto de su actividad económica, declarada a los organismos pertinentes, se encuentra la realización de mantenimiento a equipo biomédico. Los proveedores externos de mantenimiento pueden ser: | El sistema permite el ingreso de uno o varios contratos de mantenimiento, el nombre del contratista, las fechas de inicio y terminacion y los equipos o dispositivos asociados al contrato, adicionalmente permite generar indicadores asociados a las solicitudes que estan asociadas a los contratos de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.3.2.3 | 1.1.3.2.3. Terceros. Cuentan con talento humano suficiente y con
nivel de experticia o capacitación para realizar estas actividades. En esta modalidad el sujeto obligado debe definir la forma para realizar la supervisión o interventoría, así como las capacidades del personal de la institución a quien se designe para su realización. Para los equipos biomédicos de tecnología controlada, el mantenimiento solo se podrá contratar con terceros con capacidad técnica demostrada y ellos deben responder solidariamente por el funcionamiento de los mismos. |
El sistema permite el ingreso de uno o varios contratos de mantenimiento, el nombre del contratista, las fechas de inicio y terminacion y los equipos o dispositivos asociados al contrato. Ademas, lleva un control de los indicadores de las solicitudes de mantenimiento asociada a los tiempos de atencion y solucion y muestra el registro de la calificacion de la actividad de mantenimiento por parte de los usuarios. El sistema permite el registro de la documentacion que se va generando a lo largo del contrato como la minuta del contrato, modificaciones y novedades, facturas, recibidos a satisfaccion, informes de interventoria, informes de ejecucion del contrato, etc. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.3.3 | 1.1.3.3. Modalidad mixta. La ejecución del mantenimiento se
realiza con una mezcla de las dos anteriores, por lo tanto existe un área de
ingeniería clínica en el sujeto obligado, adicionado con contratos cuyo
objeto es desarrollar las actividades de mantenimiento a algunos equipos
biomédicos. En esta modalidad el sujeto obligado debe definir la forma para realizar la supervisión o interventoría, así como las capacidades del personal a quien se designe para su realización y puede ser realizada por ingenieros o técnicos internos. |
El sistema permite la gestion de contratos de mantenimiento, suministra informacion para verificar el seguimiento y cumplimiento por parte del contratista, ademas, el sistema permite que un colaborador/tecnico/ingeniero interno tenga los privilegios para la gestion de contratos en el sistema. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.1.4 | 1.1.4. Planeación de las frecuencias para el mantenimiento. Las
frecuencias las establece el fabricante y el sujeto obligado las debe
considerar como mínimas para la realización del mantenimiento. Cuando el sujeto obligado decida modificar las frecuencias, debe contar con un documento de justificación que permita establecer los parámetros técnicos que se consideraron para modificar frecuencia del mantenimiento y se acepte la responsabilidad en caso que se omita alguna recomendación del fabricante, sustentada en el análisis del funcionamiento, evidencias, tendencias y soportes. |
El sistema permite el registro de las rutinas o protocolos definidos por el fabricante del equipo o rutinas estandares para la familia de equipos, dentro del registro de las rutinas se registra la frecuencia en la que debe realizarse la rutina. SAIC permite el registro de diversos documentos junto a la hoja de vidad de los equipos biomedicos, entre estos se puede incluir la justificacion de cambio en las frecuencias de mantenimiento de los equipos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.2.1.1 | 1.2.1.1. El sujeto obligado debe establecer por escrito los procedimientos de mantenimiento para todas las estrategias seleccionadas. Dentro de los procedimientos de la estrategia de mantenimiento basado en intervalos de tiempo o preventivo, se deben contemplar las actividades que se van a efectuar por el personal técnico y de ingeniería. Cuando se identifique alguna falla con el equipo, se debe establecer si se requiere apartar, reparar en el sitio donde se encuentra, reparar en el taller o realizar otra acción. | El sistema permite el registro de las rutinas o protocolos definidos por el fabricante del equipo o rutinas estandares para la familia de equipos, dentro del registro de las rutinas se registra la frecuencia en la que debe realizarse la rutina. Con cada solicitud se despliega la informacion de la rutina que debe ser aplicada con el fin de garantizar que el tecnico/ingeniero la realice. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.2.1.2 | 1.2.1.2. El sujeto obligado debe establecer, por escrito, los procedimientos de mantenimiento correctivo que debe incluir la solicitud desde dos puntos: el primero, cuando se identifique la necesidad desde la ejecución de una estrategia de mantenimiento y el segundo, cuando se informe acerca de un problema relacionado con el equipo, por parte del talento humano en salud o personal administrativo. Adicionalmente, debe establecer las acciones que tiene que realizar el área de ingeniería clínica, antes de devolver al servicio los equipos biomédicos. Se debe establecer un plan de contingencia para el mantenimiento correctivo de los equipos que al fallar generan paro en el servicio. | El sistema permite el registro de las rutinas o protocolos definidos por el fabricante del equipo o rutinas estandares para la familia de equipos, dentro del registro de las rutinas se registra la frecuencia en la que debe realizarse la rutina. Con cada solicitud se despliega la informacion de la rutina que debe ser aplicada con el fin de garantizar que el tecnico/ingeniero la realice. Adicionalmente el SAIC cuenta con un modulo de procedimiento de emergencia de equipos biomedicos donde se registran las activides a realizar en caso de falla de un equipo y los equipos de respaldo asociados. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.2.1.3 | 1.2.1.3. El sujeto obligado debe establecer, por escrito, los procedimientos para las inspecciones de seguridad y de funcionamiento que se deben realizar en forma obligatoria a los equipos biomédicos clasificados en alto o muy alto riesgo. Se debe establecer las actividades que deben efectuarse cuando en las inspecciones se identifique algún problema con el equipo y definirse las acciones a realizar con este. Las inspecciones de seguridad pueden ser realizadas en conjunto con alguna estrategia de mantenimiento. | El sistema permite el registro de las rutinas o protocolos de las inspecciones de seguridad. La informacion de la rutina es desplegada en cuando se ejecuta una solicitud de mantenimiento para recordar al tecnico/ingeniero las actividades que debe ser realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.2.1.4 | 1.2.1.4. Los procedimientos deben incluir la forma de asignar las tareas programadas y no programadas (mantenimiento correctivo), al talento humano para el mantenimiento. | El sistema permite asignar las solicitudes de mantenimiento a ingenieros/tecnicos internos o a contrato/contratista de mantenimiento para realizar el seguimiento y control de las actividades de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.2.1.5 | 1.2.1.5. Debe contar con procedimientos de entrega posterior a la ejecución del mantenimiento, para todos los equipos biomédicos, donde se realicen pruebas básicas de funcionamiento y verificación de la configuración. En estas se pueden incluir las evaluaciones del desempeño. | El sistema permite el registro de las rutinas o protocolosde evaluacion de desempeño, que se despliegan cuando se ejecutan las solicitudes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.3.1.1 | 1.3.1.1. El sujeto obligado debe ejecutar todos los procedimientos según lo definido en los documentos escritos que establece el numeral 1.2.1.1 y el personal de ingeniería, técnico o talento humano en salud que los realice debe cumplir con ellos. | El sistema permite que por cada protocolo definido se muestre el detalle del mismo, ademas, se registro si fue o no fue realizado, si el equipo paso la aplicación del protocolo y se registre informacion (texto libre) sobre la aplicación del protocolo. Estos protocolos se despliegan cuando se ejecutan las solicitudes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.3.1.2 | 1.3.1.2. Para resolver problemas en el funcionamiento del equipo en la ejecución del mantenimiento correctivo, el sujeto obligado, , debe verificar la existencia del problema y determinar el origen para luego identificar el proceso necesario para la reparación. Todas estas actividades las debe consignar en el reporte de mantenimiento correctivo como evidencia de su realización. | En las rutinas de mantenimiento correctivo se registran el detalle del procedimiento a realizar o se incluye un documento en cualquier formato (word, pdf, excel, etc) con esta informacion. Al realizar una solicitud de mantenimiento, el sistema muestra la informacion sobre esta solicitud y el detalle de los protocolos a aplicar o el documento con esta informacion. En el avance de la solicitud se registra el reporte de mantenimiento (detalle de las actividades realizadas) o se puede incluir un documento en cualquier formato con el nombre "reporte de mantenimiento". |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.3.1.3 | 1.3.1.3. Cuando un sujeto obligado elija otras estrategias de mantenimiento adicionales, deberá tener los procedimientos para la ejecución y los registros necesarios para llevarlas a cabo. | En las rutinas/protocolos de mantenimiento se registra la informacion de las actividades a realizar |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.3.2.1 | 1.3.2.1. Seguir las recomendaciones del fabricante respecto a los aspectos de seguridad eléctrica y condiciones ambientales en todos los equipos biomédicos existentes y dejar evidencia de la realización en un registro que debe encontrarse en la hoja de vida. En las instalaciones se debe realizar comprobación de enchufes y resistencia eléctrica. En los equipos se debe evaluar, entre otros aspectos, la resistencia entre la tierra del enchufe y el chasis del equipo o cualquier otro punto metálico externo así como las corrientes de fuga del chasis. | En las rutinas se registran las rutinas de seguridad electrica, cuando se realiza una actividad de mantenimiento preventivo o correctivo, se muestra la infomracion de seguiridad electrica para que sea llevada a cabo. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 1.3.2.2 | 1.3.2.2. Contar con procedimientos de entrega posterior a la ejecución del mantenimiento. | En cada rutina se puede describir los procedimientos de entrega del equipo posterior a la ejecucion o pueden incluirse en el documento que puede ser anexado a la rutina. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.1.1.1 | 2.1.1.1. Personal de ingeniería y técnico. Profesionales en ingeniería biomédica o afines y personal técnico, cuando ello aplique, que están encargados de realizar las actividades de mantenimiento de equipos biomédicos en el prestador y conforman el área de ingeniería clínica. Aplica cuando existe modalidad interna o mixta. | El sistema permite el registro de los colaboradores o tecnicos/ingenieros de mantenimiento y hacer seguimiento a las actividades que le son asignadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.1.1.2 | 2.1.1.2. Personal de Gestión. Personal de ingeniería encargado de coordinar, administrar y dirigir el programa de mantenimiento, realizar las proyecciones presupuestales, encargarse las capacitaciones y responder por el cumplimiento normativo. Aplica cuando existe modalidad interna o mixta. | El sistema permite el registro de colaboradores o usuarios con los roles y permisos que le permiten tener informacion del sistema para realizar la gestion de mantenimiento |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.1.1.3 | 2.1.1.3. Personal de terceros. Personal de ingeniería y técnico y personal de gestión con el que debe contar el proveedor externo para cubrir las necesidades de mantenimiento de equipos biomédicos. Aplica cuando existe modalidad externa o mixta. | El sistema permite el registro de personal de ingenieria con los roles y permisos que le permiten tener informacion del sistema para realizar la gestion de mantenimiento |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.2.1 | 2.2.1. El sujeto obligado debe contar con el talento humano requerido y definido para el mantenimiento. | El sistema permite el registro del talento humano para la realizacion de mantenimiento con los roles y permisos requeridos para la realizacion de cada actividad que sea apoyada con el sistema. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.2.2 | 2.2.2. Cuando se cuente con personal interno, el sujeto obligado debe establecer la estrategia y control para realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades en los plazos establecidos. | El sistema permite la asignacion de solicitudes de mantenimiento a los colaboradores registrados, en la informacion de cada colaborador se puede ver los indicadores y estadisticas de los tiempos de atencion a las solicitudes asignadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.2.3 | 2.2.3. Cuando se cuente con proveedores externos, el sujeto obligado debe establecer una estrategia para verificar las referencias de éste. Se debe tener copia de los contratos suscritos y la evidencia del seguimiento. | El sistema permite cargar documentos relacionados con la minuta del contrato, modificaciones y novedades contractuales, documentos con referencias de los proveedores, informes de supervision o interventoria, reportes del proveedor, pagos, etc, ademas, muestra informacion del cumplimiento de las solicitudes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.1.1 | 2.3.1.1. El sujeto obligado debe adoptar todas las recomendaciones del fabricante respecto a la seguridad para el talento humano que realiza las actividades de mantenimiento a equipos biomédicos y en todo caso deberá dar cumplimiento a lo contemplado en la Resolución 2400 de 1979 en lo correspondiente o la norma que la modifique, sustituya o adicione, sin perjuicio de lo que establezca el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo o de lo que otras normas legales precisen sobre la materia | El sistema mostrara con cada ejecucion de trabajo de mantenimiento preventivo o correctivo la informacion registrada como protocolo de higiene y seguridad industrial. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.1.2.1 | 2.3.1.2.1. La identificación y disponibilidad de los elementos de seguridad y los equipos de protección personal en el área de ingeniería clínica. | El sistema permite el registro de los elementos de proteccion como herramientas y permite la asignacion de los mismos al personal de mantenimiento. En las rutinas de higiene y seguridad industrial se registran las herramientas (elementos de proteccion personal) requeridos para la realizacion del trabajo. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.1.2.2 | 2.3.1.2.2. La capacitación en técnicas y uso seguro de elementos de seguridad y los equipos de protección personal. | EL sistema tiene un modulo de capacitacion que permita registrar las actividades de capacitacion, modulo de auto capacitacion, por diferentes tematicas, permitir subir las presentacion u otros documentos para autocapacitacion, ademas, registrar los reqistros de capacitaciones realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.1.2.3 | 2.3.1.2.3. El conocimiento por parte del personal de los peligros inherentes al mantenimiento. | EL sistema tiene un modulo de capacitacion que permita registrar las actividades de capacitacion, modulo de auto capacitacion, por diferentes tematicas, permitir subir las presentacion u otros documentos para autocapacitacion, ademas, registrar los reqistros de capacitaciones realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.1.2.4 | 2.3.1.2.4. La documentación inicial y periódica de las actividades realizadas para disminuir y controlar los riesgos, la componen todas las evidencias de la realización de los ítems anteriores. | EL sistema tiene un modulo de capacitacion que permita registrar las actividades de capacitacion, modulo de auto capacitacion, por diferentes tematicas, permitir subir las presentacion u otros documentos para autocapacitacion, ademas, registrar los reqistros de capacitaciones realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.1.3 | 2.3.1.3. Cuando se utilice modalidad externa o mixta el sujeto obligado deberá solicitar el cumplimiento del numeral de seguridad para el talento humano que realiza actividades de mantenimiento, al proveedor externo. | El sistema permite el registro de los documentos relacionados con las evidencias del cumplimiento del numeral de seguridad. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.2.1 | 2.3.2.1. El sujeto obligado debe elaborar y ejecutar el plan de capacitación en uso y mantenimiento de equipos biomédicos y deben llevar los registros de ejecución del mismo. La capacitación en uso y mantenimiento debe considerarse como una estrategia institucional, que impacta en la gestión del riesgo asociado a los equipos biomédicos y contribuye a que el personal de ingeniería y técnico esté en condiciones de mantenerlos y repararlos correctamente y que el talento humano en salud los opere dentro de los parámetros recomendados por el fabricante. | EL sistema tiene un modulo de capacitacion que permita registrar las actividades de capacitacion, modulo de auto capacitacion, por diferentes tematicas, debe permitir subir las presentacion o videos o links a videos u otros documentos para autocapacitacion y ademas, registrar los reqistros de capacitacioens realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.2.2 | 2.3.2.2. Cuando se utilice modalidad externa o mixta, debe exigirse al proveedor externo la elaboración y ejecución del plan de capacitación que incluya capacitación en uso dirigida al personal del sujeto obligado y en mantenimiento básico al personal de ingeniería y técnico que se acuerde, y deben llevar los registros de ejecución del mismo. La responsabilidad del plan de capacitación sigue siendo del sujeto obligado. | EL sistema tiene un modulo de capacitacion que permita registrar las actividades de capacitacion, modulo de auto capacitacion, por diferentes tematicas, permitir subir las presentacion u otros documentos para autocapacitacion, ademas, registrar los reqistros de capacitaciones realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.2.3 | 2.3.2.3. La capacitación tanto en operación como en mantenimiento, debe ejecutarse como requisito en todos los contratos de adquisición. | EL sistema tiene un modulo de capacitacion que permita registrar las actividades de capacitacion, modulo de auto capacitacion, por diferentes tematicas, permitir subir las presentacion u otros documentos para autocapacitacion, ademas, registrar los reqistros de capacitaciones realizadas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.3.1 | 2.3.3.1. El sujeto obligado debe identificar y gestionar de los errores de uso. El área de ingeniería clínica debe trabajar con los usuarios de los equipos biomédicos para detectar qué elementos llevan al error del usuario así como la frecuencia de falla y gestionarlos correctamente. | El sistema permite registrar cuando la falla es producida por errores de uso y generar un reporte de las solicitudes con esta informacion para que sea gestionada por el encargado. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 2.3.3.2 | 2.3.3.2. El sujeto obligado debe realizar el análisis de los errores de uso a los errores más frecuentes y a los que genere incidente o evento adverso, puede estar incluido en el programa de tecnovigilancia. | El sistema permite registrar cuando la falla es producida por errores de uso y generar un reporte de las solicitudes con esta informacion para que sea gestionada por el encargado. Si se generan incidentes o eventos adversos se registran en el modulo de tecnovigilancia desde donde se puede hacer seguimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.1.1.2 | 3.1.1.1.2. Planear las herramientas, los equipos de medición, los insumos y repuestos que se deben llevar al área o espacio definido y dejarlo documentado en uno de los registros de mantenimiento. | El sistema permite con cada solicitud de mantenimiento ver los materiales, repuestos, herramientas y equipos de medicion requeridos para llevar a cabo el mantenimiento, en el registro se indicara si fueron o o utilizados. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.1.2.5 | 3.1.1.2.5. En caso de que los sujetos obligados utilicen la modalidad externa, deben asegurarse que el proveedor externo cumpla con los requisitos de lugar de trabajo que el prestador defina. | El modulo de gestion de contratos permite el registro de la minuta del contrato y otros documentos donde se pueden registrar las condiciones establecidas del lugar de trabajo. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.2.1 | 3.1.2.1. Realizar un listado de las herramientas y equipos de medición requeridos para las actividades de mantenimiento, según el inventario y la modalidad definidos. | En cada rutina de mantenimiento se registra las herramientas y equipos de medicion necesarios. Cuando se genera el listado en detalle de actividades de un plan de mantenimiento se muestran los equipos de medicion y herramientas necesarias para realizar cada actividad. Al generar el listado de protocolos de mantenimiento se incluye la informacion de los equipos de medica y herramientas necesarias para llevarlas a cabo. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.2.2 | 3.1.2.2. Contar con herramientas y equipos de medición que se listaron para la realización del mantenimiento. | El sistema tiene un modulo dentro de gestion de herramientas especifico para la gestion de equipos de medicion, en la cual se registra la informacion del equipo de medicion como si fuera un activo, en la informacion se puede ingresa las rutinas y componentes adicionales del equipo y se puede adicionar todos los documentos que se encuentran asociados al equipo, incluido los registros de calibracion. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.2.3 | 3.1.2.3. Establecer los procedimientos para realizar mantenimiento, calibración y reposición de las herramientas y equipos de medición que apliquen. Se debe contar con la evidencia de estas actividades en la documentación de los equipos de medición. | El sistema tiene un modulo dentro de gestion de herramientas especifico para la gestion de equipos de medicion, en la cual se registra la informacion del equipo de medicion como si fuera un activo, en la informacion se puede ingresa las rutinas y componentes adicionales del equipo y se puede adicionar todos los documentos que se encuentran asociados al equipo, incluido los registros de calibracion. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.2.4 | 3.1.2.4. Cuando no puedan comprar y mantener los equipos de medición debe contar con un proveedor externo, que garantice la disponibilidad de los mismos para las actividades de mantenimiento. | El sistema permite el registro de los contratos de alquiler de equipos de medicion, al ingresar un equipo de medicion puede indicarse si este es propio, en comodato o alquiler y se puede asociarse a un contrato de alquiler de equipos o mantenimiento |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.2.5 | 3.1.2.5. Las mediciones realizadas por los equipos de medición a
los equipos biomédicos que las requieran, deben quedar consignadas en los
registros que cada sujeto obligado defina y deben ser conservadas en las
hojas de vida. Pueden incluirse en la evaluación de desempeño. En modalidad mixta o externa, se debe exigir a los proveedores externos las herramientas y los equipos de medición así como su uso y documentación para la realización de las actividades de mantenimiento. |
En la informacion de la rutina de evaluacion de desempeño se realiza el registro de las medidas realizadas, ademas se registra el archivo con el reporte de las medidas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.3.1 | 3.1.3.1. Cada sujeto obligado debe realizar un listado de insumos requeridos según su inventario con el objetivo de asegurar que la limpieza, desinfección y lubricación de los equipos biomédicos, se haga con los productos adecuados según las recomendaciones del fabricante. | El sistema permite registrar por cada rutina los repuestos o materiales requeridos, con esta informacion desde el modulo plan de mantenimiento se genera el listado de las actividades del plan con el detalle de insumos requeridos para limpieza, desinfeccion y lubricacion definidos en las rutinas de "limpieza y desinfeccion" , "mantenimiento preventivo" y "mantenimiento correctivo". Adicionalmente al generar el listado de rutinas de "limpieza y desinfeccion" se muestran los materiales registrados para este tipo de rutinas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.3.2 | 3.1.3.2. Cuando el fabricante no haga recomendaciones frente a los insumos de limpieza, desinfección y lubricación, cada sujeto obligado, bajo la dirección del responsable técnico con el apoyo del comité de infección o similar deberá establecer el tipo de insumos para utilizar en el mantenimiento. | El sistema permite registrar por cada rutina los repuestos o materiales requeridos, con esta informacion desde el modulo plan de mantenimiento se genera el listado de las actividades del plan con el detalle de insumos requeridos para limpieza, desinfeccion y lubricacion definidos en las rutinas de "limpieza y desinfeccion" , "mantenimiento preventivo" y "mantenimiento correctivo". Adicionalmente al generar el listado de rutinas de "limpieza y desinfeccion" se muestran los materiales registrados para este tipo de rutinas. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.4.1 | 3.1.4.1. El sujeto obligado debe establecer una lista de repuestos con los que debe contar para el funcionamiento en cada vigencia, teniendo en cuenta las recomendaciones del fabricante y el historial de repuestos utilizados. | El sistema permite registrar por cada rutina los repuestos o materiales requeridos, en funcion de esto desde el modulo de planes de mantenimiento se genera una lista de repuestos asociados a un plan de mantenimiento. Desde el modulo de rutinas tambien se puede generar un listado de los reportes asociados a las distintas rutinas y desde el modulo de estadisticas de materiales y repuestos se puede generar un reporte de los repuestos consumidos en un periodo de tiempo. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.5.1 | 3.1.5.1. Registro de hoja de vida. La hoja de vida es un documento único que debe existir para cada equipo biomédico que funcione en el sujeto obligado y se elabora solo una vez durante la vida útil del mismo. El propietario de la hoja de vida es el propietario del equipo biomédico, éste documento es administrado por el responsable técnico del lugar donde éste equipo funciona. En caso de que un equipo biomédico funcione en diferentes sedes, cada uno de ellos debe tener copia de la hoja de vida. El objetivo de este documento es consignar la información durante toda la vida útil y llevar un consolidado que permita identificar las características históricas y técnicas del equipo biomédico así como su historial de mantenimiento y traslado. | El sistema contiene la informacion de los equipos en el modulo de inventario, completa y detallada, ademas de las actividades de mantenimiento. El modulo de traslado lleva el registro de los traslados realizados. Con la informacion que contiene el sistema se genera un documento en formato excel con el nombre de hoja de vida que contiene toda la informacion de los equipos en formato similar al utilizado por el Ministerio de Salud |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.5.2 | 3.1.5.2. Registro de protocolo de mantenimiento preventivo. El registro de protocolo de mantenimiento incluye todos los requisitos definidos para el mantenimiento preventivo y deben ser basados en las recomendaciones del manual de mantenimiento que suministra el fabricante. | El sistema permite el registro de las rutinas de mantenimiento que deben ser aplicadas en el mantenimiento de los equipos, esta informacion se despliega durante la ejecucion de las solicitudes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.5.3 | 3.1.5.3. Registro de inspecciones de seguridad y de funcionamiento. Estos registros se deben establecer basados en las recomendaciones del fabricante, son diferenciales para la seguridad y el funcionamiento. | El sistema permite el registro de las rutinas de seguridad y funcionamiento , esta informacion se despliega durante la ejecucion de las solicitudes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.5.4 | 3.1.5.4. Registro de solicitud de mantenimiento. Es el documento que se genera por el talento humano en salud, administrativo o técnico, cuando se detecta un funcionamiento irregular del equipo y se requiere atención del área de ingeniería clínica. Este registro puede estar incluido en el reporte de mantenimiento correctivo, en caso contrario se debe mantener un código que los correlacione. | El sistema permite el registro de las solicitudes de mantenimiento, en la cual se registran todas las actividades de mantenimiento que deben ser realizadas, cada solicitud se encuentra relacionada a los diferentes protocolos de mantenimiento, seguridad, seguridad electrica, etc, |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.5.5 | 3.1.5.5. Registro de reporte de mantenimiento correctivo. Estos registros se generan como evidencia de la actividad de mantenimiento correctivo, sobre un equipo biomédico. En éste, el personal de ingeniería y técnico registra las tareas realizadas e incluye el tiempo invertido y datos sobre los costos del mantenimiento. | El sistema permite el registro de las solicitudes de mantenimiento, en la cual se registran todas las actividades de mantenimiento que deben ser realizadas, cada solicitud se encuentra relacionada a los diferentes protocolos de mantenimiento, seguridad, seguridad electrica. Cada solicitud de mantenimiento contiene el detalle de tiempos invertidos, costos de mantenimiento, repuestos utilizados, etc. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.6.1 | 3.1.6.1. El sujeto obligado debe definir la forma de generar y realizar seguimiento a la información en coherencia con sus necesidades de gestión de mantenimiento. | El sistema contiene una cantidad de indicadores que son calculados asociados a la gestion de solicitudes de mantenimiento, que permiten gestionar las actividades de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.6.2 | 3.1.6.2. El sujeto obligado puede tener la información en registros en papel, hojas de cálculo, bases de datos o sistemas computarizados de gestión del mantenimiento, siempre garantizando la confiabilidad del dato, la seguridad de la información y la coherencia para la generación de informes e indicadores. | El sistema permite toda la gestion de mantenimiento, de forma confiable, segura y permite la generacion de indicadores de equipos, solicitudes y herramientas utiles para la gestion de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.6.3 | 3.1.6.3. Se debe contar con la información del inventario actualizado de los equipos biomédicos, la programación de las inspecciones y mantenimientos y los indicadores de seguimiento. | El sistema permite el registro de la informacion de inventario de equipos y tiene informacion de indicadores de equipos, solicitudes y materiales, cuenta tambien con el modulo de plan de mantenimiento con la informacion de la programacion de actividades de mantenimiento preventivo. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.7.1 | 3.1.7.1. Los sujetos obligados deben establecer un cronograma que incluya como mínimo el inventario, las estrategias de mantenimiento seleccionadas, el responsable técnico y el periodo de tiempo en que se debe realizar las actividades que se plantean en una vigencia determinada. | El sistema permite subir un cronograma y en funcion de este generar las solicitudes sobre las que se realiza seguimiento y son asignadas a los responsables tecnicos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.1.7.2 | 3.1.7.2. Los sujetos obligados deben hacer seguimiento del cronograma de actividades planteadas y dejar evidencia de éste. | El sistema permite subir un cronograma (plan de mantenimiento) y en funcion de este generar las solicitudes sobre las que se realiza seguimiento y son asignadas a los responsables tecnicos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.1.1 | 3.2.1.1. Cada sujeto obligado debe contar con un listado de los manuales que existen clasificados en operación y mantenimiento. | El sistema permite generar un listado de los manuales que son registrados junto a la informacion de los equipos y los que se son subidos en medio magnetico al sistema. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.1.2 | 3.2.1.2. Los manuales de operación en idioma castellano deben reposar en medio físico o magnético en el área donde los equipos biomédicos se encuentren funcionando, incluyendo las sedes de estos prestadores. Aplica también para todos los equipos biomédicos que estén funcionando mediante contratos comerciales. | El sistema permite el almacenamiento en medio magnetico de los manuales de operación en medio magnetico, para todos los equipos los cuales pueden ser accesibles desde cualquier sitio con acceso a internet para usuarios que tengan permiso para ello. Ademas, permite indicar si se cuentan con los manuales en medio fisico para controlar el registro de los mismos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.1.3 | 3.2.1.3. Los manuales de mantenimiento en idioma castellano deben reposar en el lugar donde se desarrollaran las actividades de mantenimiento según lo defina el prestador de servicios de salud. Aplica también para todos los equipos biomédicos que estén funcionando mediante contratos comerciales. | El sistema permite el almacenamiento en medio magnetico de los manuales de mantenimiento en medio magnetico, para todos los equipos los cuales pueden ser accesibles desde cualquier sitio con acceso a internet para usuarios que tengan permiso para ello. Ademas, permite indicar si se cuentan con los manuales en medio fisico para controlar el registro de los mismos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.1.4 | 3.2.1.4. Los manuales de operación y mantenimiento en idioma castellano deben ser entregados por el fabricante, el importador, el titular del registro sanitario o permiso de comercialización o comercializador al comprador en el momento de la adquisición de los equipos biomédicos convirtiéndose así en herramienta fundamental para la realización de una transferencia efectiva de tecnología segura y pertinente. Para equipos con permiso de comercialización debe además suministrar los manuales de operación y mantenimiento en idioma de origen y adicionar el manual de instalación en ambos idiomas. | El sistema permite el almacenamiento en medio magnetico de los manuales de operacion y mantenimiento en medio magnetico, tanto en idioma de origen como en españo para todos los equipos los cuales pueden ser accesibles desde cualquier lugar con acceso a internet para usuarios que tengan permiso para ello. Ademas, permite indicar si se cuentan con los manuales en medio fisico para controlar el registro de los mismos. En idioma español como en idioma de origen |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.1.5 | 3.2.1.5. El manual de mantenimiento solo puede ser interpretado y utilizado por personal de ingeniería y técnico previamente capacitado. | El sistema permite el almacenamiento en medio magnetico de los manuales de mantenimiento en medio magnetico, para todos los equipos los cuales pueden ser accesibles desde cualquier lugar con acceso a internet para usuarios que tengan permiso para ello. Ademas, permite indicar si se cuentan con los manuales en medio fisico para controlar el registro de los mismos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.1 | 3.2.2.1. Todos los documentos y registros asociados al equipo biomédico independientemente de su fuente, deben estar en idioma castellano. | El sistema permite el almacenamiento en medio magnetico de los manuales de mantenimiento en medio magnetico en idioma castellado, para todos los equipos los cuales pueden ser accesibles desde cualquier lugar con acceso a interte para usuarios que tengan permiso para ello. Ademas, permite indicar si se cuentan con los manuales en medio fisico para controlar el registro de los mismos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.2 | 3.2.2.2. El personal del área de ingeniería clínica encargado del diligenciamiento de los registros en el sujeto obligado, es el responsable de la veracidad de la información, y debe hacerlo de forma racional y completa. | El sistema permite diferentes tipos de usuarios del sistema, los tecnicos, ingenieros o proveedores de servicios de mantenimiento son los que tienen los privilegios/permisos para realizar el registro de las actividades de responsabilidad del area de ingenieria clinica. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.3 | 3.2.2.3. Se debe contar con hojas de vida para todos los equipos que funcionen dentro del sujeto obligado, incluyendo los equipos biomédicos de soporte, los equipos biomédicos que están en alquiler, los comodatos o demás contratos comerciales. | El sistema contiene la informacion de los equipos en el modulo de inventario, completa y detallada, ademas de las actividades de mantenimiento. El modulo de traslado lleva el registro de los traslados realizados. Con la informacion que contiene el sistema se genera un documento en formato excel con el nombre de hoja de vida que contiene toda la informacion de los equipos en formato similar al utilizado por el Ministerio de Salud |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.4 | 3.2.2.4. La hoja de vida puede estar en formato digital, siempre y cuando cumpla con la normatividad respecto a la gestión documental y no vaya en contravía de alguna legislación vigente. | El sistema contiene la informacion de los equipos en el modulo de inventario, completa y detallada, ademas de las actividades de mantenimiento. El modulo de traslado lleva el registro de los traslados realizados. Con la informacion que contiene el sistema se genera un documento en formato excel con el nombre de hoja de vida que contiene toda la informacion de los equipos en formato similar al utilizado por el Ministerio de Salud. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.5 | 3.2.2.5. Para las hojas de vida de los equipos biomédicos que en el momento de implementar este manual ya se encuentren funcionando, se debe adicionar la información que falte para completar los requisitos que defina el sujeto obligado, pero en ningún caso eliminar la información o historial que ya se tenga. | El sistema controla el inventario de todos los equipos que funcionen dentro del sujeto obligado. Permite el ingreso de informacion o documentos adcionales que pueden ser el historial de mantenimiento que ya se ha haya realizado. El sistema contiene la informacion de los equipos en el modulo de inventario, completa y detallada, ademas de las actividades de mantenimiento. El modulo de traslado lleva el registro de los traslados realizados. Con la informacion que contiene el sistema se genera un documento en formato excel con el nombre de hoja de vida que contiene toda la informacion de los equipos en formato similar al utilizado por el Ministerio de Salud. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.6 | 3.2.2.6. En los registros que lo requieran se debe consignar la sustitución de accesorios o repuestos. | Cada solicitude de mantenimiento permite el registro de los materiales o repuestos utilizados dentro del mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.7 | 3.2.2.7. Las inspecciones de seguridad y funcionamiento pueden estar incluidas dentro del protocolo de mantenimiento preventivo, otro registro o presentarse de manera independiente. | Cada solicitud de mantenimiento al momento de registrar su avance o operaciones realizadas permite tambien registrar el desarrollo de las inspecciones de seguridad, cuyos protocolos son desplegados durante el registro de avance de la solicitud de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.8 | 3.2.2.8. Las inspecciones de seguridad las realiza únicamente personal de ingeniería y técnico interno o del proveedor externo. | Las solicitudes pueden ser asignadas a tecnicos/ingenieros definidos o contratistas de mantenimiento. En las rutinas de mantenimiento se definen quienes deben realizar dicha rutina, solo pueden ver las rutinas de inspecciones de seguridad los tecnicos / ingenieros que prestan el servicio de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.9 | 3.2.2.9. Las inspecciones de funcionamiento las pueden realizar personal de ingeniería y técnico interno o del proveedor externo o personal del área donde funciona el equipo biomédico. | Las solicitudes pueden ser asignadas a tecnicos/ingenieros definidos o contratistas de mantenimiento. En las rutinas de mantenimiento se definen quienes deben realizar dicha rutina, solo pueden ver las rutinas de inspecciones de seguridad los tecnicos / ingenieros que prestan el servicio de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.10 | 3.2.2.10. Cada sujeto obligado debe documentar los resultados finales de las actividades de mantenimiento como instrumento para conocer el comportamiento del equipo en las acciones futuras. | Todas las solicitudes estan relacionadas con un equipo en particular, lo cual permite obtener en cualquier momento la informacion de las actividades de mantenimiento realizadas a cada uno de los equipos. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.2.2.11 | 3.2.2.11. De haber un cambio o modificación de los parámetros, frecuencia, u otra característica de los protocolos de mantenimiento preventivo, que sea realizado por el área de ingeniería clínica del sujeto obligado y/o un proveedor externo que éste contrate, donde se omita alguna recomendación establecida por el fabricante, la responsabilidad del funcionamiento queda trasladada al sujeto obligado, según sea el caso. | Las actividades de mantenimiento estan basadas en los protocolos/rurinas previamente establecidas, al momento de realizar dichas actividades se indica si dicha rutina fue o no realizada y se puede describir las razones de la no realizacion, |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.1.1 | 3.3.1.1. El marcado es un requisito voluntario en cada sujeto obligado pero se debe tener en cuenta que si dentro de las recomendaciones, el fabricante establece que no se deben adherir etiquetas, se deberá seguir estas recomendaciones. | En el registro de la dotacion se puede indicar si el fabricante recomienda o no adherir etiquetas al equipo |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.2.1 | 3.3.2.1. Se deben establecer protocolos de limpieza y desinfección, basados en las recomendaciones del fabricante para cada equipo biomédico. | El sistema permite la definicion de los protocolos de limpieza y desinfeccion, para que sean aplicados al momento de realizar el mantenimiento (correctivo o preventivo) |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.2.2 | 3.3.2.2. Cuando la ejecución del mantenimiento se realice en el área donde se encuentra funcionando el equipo biomédico, también se deben establecer las actividades de limpieza y desinfección del área después de la ejecución del mantenimiento y comunicar a los involucrados sobre el riesgo que generan las sustancias utilizadas y las partículas liberadas en el desarrollo de las actividades de mantenimiento para la prestación de servicios de salud. | El sistema permite la definicion de losprotocolos de limpieza y desinfeccion, para que sean aplicados al momento de realizar el mantenimiento (correctivo o preventivo) |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.2.3 | 3.3.2.3. Cuando la ejecución del mantenimiento requiera traslado de los equipos biomédicos, se deben establecer, además, las actividades de limpieza y desinfección para ingresarlos al área de ingeniería clínica así como para devolverlos al área donde funciona el equipo biomédico. | El sistema permite la definicion de losprotocolos de limpieza y desinfeccion, para que sean aplicados al momento de realizar el mantenimiento (correctivo o preventivo) |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.3.1 | 3.3.3.1. Contar con la evidencia de la socialización de la planeación de mantenimiento. | El sistema permite el registro de documentos magneticos entre los que se encuentran los documentos de socializacion de la planeacion de mantenimiento. Ademas, el sistema permite mostrar a los diferentes usuarios el calendario de mantenimientos programados del mes presente y el mes siguiente. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.3.2 | 3.3.3.2. Contar con la evidencia de la socialización de los hallazgos encontrados luego de las actividades de mantenimiento. | Con cada cambio en el estado de la solicitud de mantenimiento, incluido cuando esta es cumplida o finalizada se envia un correo al usuario que realizo la solicitud indicando el cambio en esta y muestra el link que lo lleva directamente a ver el detalle de la solicitud con todas las actividades realizdas, los hallazgos y las actividades pendientes de realizar despues del mantenimiento, ademas puede calificar la actividad de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 3.3.3.3 | 3.3.3.3. Utilizar de forma periódica un instrumento para conocer la percepción del talento humano en salud sobre del funcionamiento de los equipos biomédicos y en general sobre el servicio de mantenimiento. | Al terminar una solicitud el sistema le envia un correo al que realizo la solicitud para que este realice la calificacion del servicios. Adicionalmente el sistema tiene un modulo de encuestas dentro de la seccion de gestion de mantenimiento, en el cual se pueden formular las encuestas para que los usuarios las respondan. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 4.1.1 | 4.1.1. Costos Iniciales. Son las inversiones que se deben realizar antes del inicio del programa dentro de los que se pueden considerar: el lugar de trabajo, las herramientas y equipos de medición, los equipos de computo, vehículos, la inclusión en la nomina, los procesos de selección y la capacitación inicial. | El modulo de gestion financiera permite el registro de un archivo en el cual se registra la informacion de los costos iniciales de cada plan de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 4.1.2 | 4.1.2. Costos de sostenimiento. Son los costos permanentes, necesarios para mantener en funcionamiento el programa dentro de los que se pueden considerar: los costos operativos, los servicios básicos que se requieren como gases medicinales y electricidad, los costos de mantenimiento y calibración de las herramientas y los equipos de medición, los costos de contratos de mantenimiento con proveedores externos, los costos de repuestos, partes, accesorios, insumos y consumibles, los desplazamientos y envíos de mercancías, la capacitación y los salarios, prestaciones, honorarios que se requieran | El modulo de gestion financiera permite el registro de un archivo en el cual se registra la informacion de los costos de sostenimiento del plan de mtto. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 4.1.2.1 | 4.1.2.1. Todos los sujetos obligados deben calcular el personal requerido según la carga total de trabajo para la planificación de sus recursos financieros. | El modulo de gestion financiera permite el registro de un archivo en el cual se registra la informacion del calculo de las personas requeridas para el mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 4.1.2.2 | 4.1.2.2. Cuando se evidencie que el mantenimiento del equipo resulta más oneroso que la reposición a través del análisis de la relación del costo beneficio o el índice de obsolescencia o renovación o reposición y se tenga ésta evidencia, se podrá realizar la reposición del equipo biomédico con cargo al 5% según el Decreto 1769 de 1994, para los sujetos obligados que se encuentran amparados por éste, ya que permitirá conservar la capacidad instalada en los rangos de seguridad sin comprometer el estado clínico y la salud de los pacientes. La dotación objeto de reposición tiene la obligatoriedad de darse de baja. | El sistema lleva indicadores por cada uno de los equipos que ayuda a la toma de deciciones de reemplazo de equipos, adicionalmente en el modulo financiero por cada equipo se puede ver el valor presupuestado de mantenimiento y repuestos para un plan de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 4.2.1 | 4.2.1. Control de costos: Realizado a través de una hoja de cálculo o un software, donde se lleve un registro con la relación de los costos asociados al mantenimiento de equipos biomédicos entre los que están los iniciales y de sostenimiento. Cuando se habla de costos se deben incluir en estos también los gastos. | El sistema permite generar el reporte de las solicitudes de mantenimiento y estas se muestra el costo de cada una de las solicitudes. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 4.2.2 | 4.2.2. Control del presupuesto: a través del seguimiento a los costos reales del mantenimiento y la identificación de las variaciones existentes entre éste y el costo presupuestado. Adicionalmente se debe planificar el presupuesto futuro | El modulo de gestion financiera presenta toda la informacion de costos asociados al mantenimiento de equipos (presupuestados y ejecutados). |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.1 | 6.2.1. Mantenimiento
programado Porcentaje (%) Cumplimiento de actividades programadas de mantenimiento preventivo MP= (AMPR / AMPP)*100 AMPR= Actividades de mantenimiento preventivo realizadas AMPP= Actividades de mantenimiento preventivo programadas |
SAIC calcula el indicador de mantenimiento programado. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.2 | 6.2.2. Mantenimiento
correctivo Porcentaje (%) del cumplimiento de las ordenes de servicio o del mantenimiento correctivo MC = (NOSR / TOSG)*100 NOSR= Número de Órdenes de Servicio Resueltas (Hasta devolver el equipo al normal funcionamiento) en el periodo de tiempo TOSG= Total de Órdenes de Servicio Generadas en el periodo de tiempo |
SAIC calcula el indicador de mantenimiento correctivo |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.3 | 6.2.3. Mantenimiento
correctivo resolutivo Porcentaje (%) de ordenes de servicio de mantenimiento correctivo resueltas en 5 días hábiles o menos RMC = (NOSR5D / TOSG)*100 NOSR5D= Número de Ordenes de Servicio Resueltas en 5 días o menos. (Hasta devolver el equipo al normal funcionamiento) en el periodo de tiempo TOSG= Total de Ordenes de Servicio Generadas en el periodo de tiempo |
SAIC calcula el indicador de mantenimiento correctivo resolutivo |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.4 | 6.2.4. Disponibilidad de
los equipos biomédicos Porcentaje (%) de horas de parada de los equipos biomédicos que al fallar generan paro en el servicio por periodo de tiempo DEB = 100 - (THPEB / THDEB)*100 THPEB = Total de horas de parada de los equipos biomédicos que al fallar generan paro en el servicio en el periodo de tiempo THDEB = Total de horas disponibles de los equipos biomédicos en el periodo de tiempo incluyendo las horas de parada |
SAIC calcula el indicador de disponibilidad de los equipos biomedicos |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.5 | 6.2.5. Cumplimiento del
plan de capacitación Porcentaje (%) cumplimiento del plan de capacitación (APCR / APCP)*100 APCR= Actividades del plan de capacitación realizadas APCP= Actividades del plan de capacitación programadas |
SAIC calcula el indicador de cumplimiento del plan de capacitacion. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.6 | 6.2.6. Gestión de
errores de uso Porcentaje (%) del cumplimiento de las ordenes de servicio de mantenimiento correctivo relacionadas con errores de uso (NOSEU / TOSG)*100 NOSEU= Numero de Órdenes de Servicio resueltas (hasta devolver el equipo al normal funcionamiento) relacionados con errores de uso en el periodo de tiempo TOSG= Total de Órdenes de Servicio Generadas en el periodo de tiempo |
SAIC calcula el indicador de gestion de errores de uso |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.2.7 | 6.2.7. Eficacia
financiera del programa Relación del costo anual del programa de mantenimiento con el costo del inventario de equipos biomédicos (CAPMEB / CIIEB)*100 CAPMEB = Costo anual del programa de mantenimiento de equipos biomédicos CIIEB = Costo inicial del inventario de equipos biomédicos • No aplica cuando se tienen todos los equipos biomédicos en comodato. • Se deben excluir los equipos que no son propios en el momento de hacer el cálculo del indicador. |
SAIC calcula el indicador de eficiencia financiera de los planes de mantenimiento. |
| MANUAL DE GESTION DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS DE USO HUMANO | 6.3 | 6.3. Información regional y nacional. Las entidades territoriales de salud consolidarán la información de los indicadores de los sujetos obligados que están bajo su vigilancia del área de su jurisdicción y enviarán la información en el formato y con la periodicidad que defina el Ministerio de Salud y Protección Social. El INVIMA consolidará la información de los indicadores de los sujetos obligados que están bajo su vigilancia del área de su jurisdicción y enviarán la información en el formato y con la periodicidad que defina el Ministerio de Salud y Protección Social. |
SAIC calcula y genera todos los indicadores requeridos por el Ministerio de Salud y Proteccion Social definidos actualmente y aquellos que en funcion de la informacion recolectada por el sistema puedan calcularse. |
Necesita mas informacion, quiere una demostracion o prueba del sistema?.